KAMPERISASI
Kamperisasi adalah salah satu kegiatan preventif pemeliharaan dilakukan dengan cara membersihkan arsip, boks arsip dan roll o’pack memberikan kapur barus secukupnya.
Kegiatan ini terutama dilakukan untuk arsip-arsip dinamis.
1. Prosedur pelaksanaan kamperisasi
a. Membersihkan arsip dalam boks arsip yang meliputi :
1) membersihkan boks yang tersimpan diroll o’pack atau rak arsip.
2) mengeluarkan berkas dari dalam boks arsip.
3) membersihkan berkas dengan vacum cleaner.
4) memasukan kembali berkas dalam boks.
5) menata kembali boks ke dalam roll o’pack atau rak arsip
6) memberi tanda nomor ke dalam boks.
b. Membersihkan boks, meliputi:
1) mengeluarkan boks dari roll o'pack atau rak arsip
2) mengeluarkan arsip dari dalam boks
3) membersihkan boks dengan lap panil atau vacum cleaner baik bagian luar maupun dalam
4) menata kembali boks ke dalam roll o'pack atau rak arsip
c. Membersihkan roll o'pack, meliputi :
1) mengeluarkan boks dari roll o'pack atau rak arsip
2) memasang tanda MI
3) membersihkan debu pada roll o'pack dengan vacum cleaner
4) memasukan boks arsip ke dalam roll o'pack atau rak arsip sesuai urutan.
FUMIGASI
Fumigasi adalah suatu tindakan untuk mencegah supaya kerusakan fisik arsip lebih lanjut dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan keadaan arsip agar tidak bau busuk serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit terhadap manusia.
Faktor biologis yang dapat merusak arsip antara lain serangga dan binatang pengerat. Keberadaannya sangat berbahaya terhadap kelestarian arsip yang harus mendapatkan perawatan optimal.
Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan hai-hal sebagai berikut:
a. Tepat dosis;
b. Tepat sasaran hama;
c. Tepat metode pelaksanaan;
d. Tepat waktu pelaksanaan.
1 . Metode Pelaksanaan Fumigasi
Fumigasi dilaksanakan satu semester sekali. Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis arsip yang akan difumigasi, sebagai berikut :
a. Fumigasi Ruangan
Metode fumigasi ruangan, dilaksanakan pada ruangan (depo) dimana arsip Tersebut disimpan yang memenuhi persyaratan tehnis, sehingga dimungkinkan tidak membahayakan dan dapat menjamin efektivitas pelaksanaan. Ruangan tesebut tidak perlu banyak memeriukan penutup ventilasi dan tidak akan terjadi kebocoran gas.
b. Fumigasi Dibawah Penutup
Fumigasi dibawah penutup dilakukan dalam ruangan / gedung yang besar tetapi volume arsipnya relatif sedikit. Arsip yang difumigasi ditutup dengan plastik polyetheline dengan ketebalan 0,l mm dan berat 100 miligram per meter kubik.
2. Bahan dan Sarana Fumigasi
Sarana Fumigasi antara lain :
a. Masker gas
b. Mesin detektor
c. Lampu halida
d. Sarung tangan
e. Jas lab
f. Lack band.
g. Timbangan kecil.
h. Gelas ukur.
i. Selang gelas
j. Plastik polyethene.
3. Langkah - langkah fumigasi dengan menggunakan Mefthyl Bromide.
a. Pelaksanaan Fumigasi
1) Pembukaan tabung gas secara periahan sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan;
2) Penutupan tabung setelah tepat konsentrasi;
3) Pencabutan selang gas dan menutup kembali lubang bekas selang gas;
4) Kontrol kebocoran selama fumigasi;
b. Purna Fumigasi
1) Pembukaan penutup setelah fumigasi;
2) Membuka seluruh ventilasi agar semua sirkulasi udara dapat berjalan lancar;
3) Pembebasan udara selama 6 - 12 jam;
4) Pengontrolan udara dengan detector;
PERAWATAN.
1. Membersihkan Arsip
Membersihkan arsip yang kotor dengan cara :
a. Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja ada ruangan yang telah disediakan;
b. Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat yang tidak merusak arsip sesuai dengan jenis kotorannya ;
c. Bersihkan kotoran debu yang menempel pada arsip di mulai dari permukaan tengah kertas ke arah yang berlawanan menggunakan spon, sikat halus, atau kuas dan untuk kotoran karena noda jamur (fungi), dapat digunakan penghapus karet;
d. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat menggunakan mesin penyedot debu kecil / ukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas;
e. Arsip yang telah dibersihkan disimpan pada tempat terpisah dari arsip yang sedang dan akan dibersihkan untuk ditata kembali.
2. Menghilangkan Noda / Bercak
Noda atau bercak yang menempel pada arsip yang susah menghilangkan dengan cara diatas, dapat menggunakan zat kimia sesuai dengan jenisnya :
a. Menghilangkan lem kertas dengan air hangat;
b. Menghilangkan laq dengan aseton ( aceton ) ;
c. Menghilangkan minyak ter dengan gasoline dan bensin;
d. Menghilangkan cat dengan campuran alkohol dan bensin;
e. Menghilangkan wax dengan gasoline, kloroform ;
f. Menghilangkan jamur dengan ethyle, alcohol dan bensin;
g. Menghilangkan lumpur dengan air steril dan ammonia;
h. Menghilangkan lemak / minyak dengan alcohol dan bensin;
i. Menghilangkan lipstik dengan asam tatrate 5 % dicampur air;
j. Menghilangkan pernis dengan alcohol, aseton;
k. Menghilangkan Selotape dengan trighloroethane.
3. Merawat Arsip Basah
Arsip yang basah dan kotor dapat diselamatkan dengan
a. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran atau arsip buku, dapat dicuci menggunakan air dingin dengan detergen;
b. Membersihkan kotoran tersebut, menggunakan spon atau kapas dengan tidak ditekan;
c. Mengeringkan dengan cara :
1) Menempatkan arsip pada ruangan yang kering dilengkapi dengan Exhaust Fan dipasang selama 24 jam, dan kelembaban udara di dalam ruangan antara 35 - 50 % RH.
2) Arsip dalam bentuk lembaran diletak,,in lembar perlembar diatas kertas penyerap/jilidan, tiap lembar disisipi kertas penyerap dan diganti betu@ang kali setelah kertas peenyerap basah.
3) Untuk mencegah tumbuhnya jamur, tiap 10 lembar arsip disisip@ kettas thymole.
4. Memutihkan Kertas
Warna kertas akan berubah karena berbagai faktor penyebab diantaranya oleh faktor usia dan kurangnya pemeliharaan arsip. Warna putih yang berubah dapat dikembalika kepada warna putih sebagaimana aslinya dengan cara memutihkan kertas dengan menggunakan larutan zat kimia.
a. Cara memutihkan kertas
1) Persiapan
a. Menyiapkan kertas yang menurut analisis dikategorikan telah mengalami perubahan warna, dihimpun, dikumpulkan, dan disiapkan untuk diproses.
b. Menyiapakan sarana untuk memutihkan kertas sesuai dengan kebutuhan.
c. Menyiapkan zat kimia :
(1) Kalium permanganat;
(2) Asam asetat;
(3) Asam oskalat;
(4) Natrium Sulfat;
(5) Amonia;
(6) Hidrigen peroksida;
(7) Klorin / Chlorine (dalam berbagai bentuk)
2) Perendaman
Zat kimia yang dipergunakan untuk memutihkan kertas bersipat asam dan dapat merusak Fisik kertas. Setelah proses pencucian, dilanjutkan dengan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga dapat berbentuk buffer (zat penahan) dalam kertas.
3) Pencucian
Kertas yang telah diproses, kemudian dicuci untuk dihilangkan zat kimia yang masih menempel pada saat memutihkan kertas yang dapat merusak serat kertas. Untuk menghindari kerusakan tersebut, dapat dilakukan dengan cara mencuci kertas secara berulang kali hingga bersih dari zat kimia tersebut.
5. Pencucian
Pencucian arsip adalah proses tindak lanjut dari pembersihan dan pemutihan kertas yang tidak dapat dilaksanakan pada saat proses tersebut. Sebelum pelaksanaan pencucian dilaksanakan, teriebih dahulu arsip harus diuji daya larut tintanya dalam air.
1) Persiapan: menghimpun arsip-arsip kotor yang tidak bisa dihilangkan dengan cara membersihkan pada tahap pertama, yaitu arsip yang telah diproses pemutihan dan arsip-arsip yang kotor karena lumpur, kebanjiran, atau sebab lainnya.
2) Menyiapkan sarana :
a) Baskom plastrik berbentuk persegi berukuran lebih lebar dari uku yang akan dicuci atau bak penyucian yang telah disediakan di d@, laboraorium;
b) Air bening steril secukupnya;
c) Detergent;
d) Alkohol;
e) Timol (kewrtas Thymol);
f) Kertas penyerap;
g) Penghapus karet, spon, kuas, dan sikat halus;
h) Plastik tipis;
i) Exhaus Fan;
j) Kipas angin
3) Pelaksanaan pencucian
a) Masukan air kedalam baskom / bak secukupnya
b) Larutan deterjen dalam air
c) Celupkan dan rendam arsip tiap lembar secara hati-hati kedalam baskom / bak
6. Perbaikan, dilakukan dengan cara rnenambal dan menyambung.
Menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubang dan bagian yang hilang pada kertas atau menyatukan kembali kertas yang sobek. Di samping itu juga untuk memperkuat dan memperpanjang daya guna arsip kertas tersebut. Bahan-bahan yang dipergunakan harus memenuhi syarat :
a) Kertas harus bebas lignin
b) Mempunyai PH antara 5,5-8,5
c) Mempunyai ketahanan sobek yang baik
d) Mempunyai ketahanan lipat yang baik
e) Mempunyai ketebalan dan berat yang sesuai
f) Mempunyai ketahanan renggang yang baik
g) Mempunyai kandungan zat pengisi dalam kertas di bawah 10%
